Digitalización agrícola
OCR de facturas y albaranes: cómo dejar de teclear los gastos de la explotación
Descubre cómo la cámara del móvil convierte un albarán o factura en papel en un apunte estructurado en segundos, sin teclear a mano cada línea de gasto.
ACTUALIZADO · 13 JUN 2026 · LECTURA: 6 MIN
Si llevas una explotación agrícola, conoces bien la escena: el cajón del despacho lleno de albaranes de fitosanitario, facturas de gasoil, tickets del almacén de pienso y resguardos de semilla. Cada uno de esos papeles representa dinero que has gastado, un movimiento en el inventario de insumos y, en muchos casos, un dato obligatorio para el cuaderno de campo, el registro de productos fitosanitarios o la solicitud de devolución del impuesto de hidrocarburos. Pasarlos al ordenador a mano, uno por uno, es una tarea que roba horas que podrían estar en el campo.
Campodato incluye una función de captura de documentos que convierte la foto de un albarán o factura en un borrador de apunte estructurado. No es magia: el sistema lee el contenido del documento, te propone lo que ha entendido y tú confirmas o corriges antes de que se registre nada. En este artículo explicamos cómo funciona paso a paso, qué datos extrae y cómo esos datos se conectan con el inventario, la contabilidad y la devolución del gasóleo agrícola.
Por qué se acumulan los documentos en papel
El agricultor o el administrativo de una explotación media recibe documentos físicos de decenas de proveedores distintos: cooperativas, distribuidores de fitosanitarios, suministradores de combustible, talleres de maquinaria. No todos emiten factura electrónica. Muchos entregan el albarán directamente en el campo al descargar el camión. El empleado lo firma, lo guarda en el bolsillo y lo deja en el despacho al final del día.
El problema no es la cantidad, sino la cadena que viene después. Para que ese papel tenga valor de gestión hay que introducir el proveedor, la fecha, las líneas de producto, las cantidades, los precios y el IVA en algún sistema. Si encima ese insumo es un fitosanitario, hay que asociarlo a un producto registrado en el Registro de Productos Fitosanitarios del MAPA y anotarlo en el cuaderno de campo. Si es gasoil, los litros deben quedar registrados para solicitar después la devolución del IEH (Impuesto Especial de Hidrocarburos). La suma de todos esos pasos manuales multiplica el tiempo y también los errores de transcripción.
Cómo funciona la captura de documentos en Campodato
La foto como punto de entrada
En la aplicación móvil de Campodato existe una pantalla de captura de documentos. El primer paso es elegir el tipo de documento: albarán, etiqueta de producto fitosanitario, factura o ticket. A continuación, el componente FotoDocumento abre la cámara o la galería del dispositivo.
Lo que ocurre en ese momento en el propio teléfono: la imagen se reduce hasta un lado máximo de 1.600 píxeles y se comprime en JPEG antes de enviarse, de modo que el archivo que llega al servidor pesa considerablemente menos que la foto original y la transmisión es rápida incluso con cobertura limitada. Si en ese momento no hay conexión, la foto queda guardada en pantalla para que el usuario pulse "Reintentar" cuando recupere red. La lectura del documento necesita servidor; la captura de la imagen, no.
La extracción: lo que el sistema intenta leer
Una vez que el servidor recibe la imagen o el texto del documento, el módulo OCR intenta extraer una estructura comercial que incluye:
- Cabecera del documento: proveedor (nombre y NIF si consta), número de albarán o factura, fecha.
- Líneas de detalle: nombre del producto o insumo, unidad de medida, cantidad y precio unitario.
- Importes: base imponible, cuota de IVA y total.
- Datos específicos por tipo: en el caso de etiquetas de fitosanitarios, el número de registro en el Registro de Productos Fitosanitarios del MAPA, la materia activa y el plazo de seguridad.
El adaptador que realiza la extracción varía según el formato: para documentos estructurados (Facturae, UBL, CSV) el proceso es determinista; para imágenes en papel utiliza el servicio de lectura configurado en el servidor. El sistema no garantiza precisión perfecta en todos los casos: la calidad del resultado depende de la nitidez de la foto, la tipografía del documento y la legibilidad del original. Por eso toda propuesta pasa por revisión humana antes de guardarse.
La propuesta de cascada: revisar antes de confirmar
El resultado de la extracción no se graba directamente. El servidor devuelve una propuesta de cascada que muestra en pantalla:
- Los datos de cabecera reconocidos (proveedor, número de documento, fecha, total).
- Los avisos no bloqueantes, en ámbar: por ejemplo, "etiqueta sin número de registro: revisar antes de confirmar".
- La lista de apuntes propuestos, cada uno con un título legible y un detalle de cantidades o importes.
El usuario puede desmarcar con un toque cualquiera de los apuntes propuestos. Solo cuando pulsa Confirmar apuntes se ejecuta la cascada completa. Hasta ese momento, nada ha cambiado en la base de datos.
Qué apuntes genera la confirmación
Alta de insumo y entrada de stock
Si el documento es un albarán de compra de insumos, la confirmación puede crear en un solo gesto:
- El alta del insumo en el catálogo de la explotación (si el producto no existía aún), con nombre, tipo, unidad de medida y, en el caso de fitosanitarios, el número de registro MAPA.
- La entrada de stock correspondiente en el almacén, vinculada al lote del albarán para mantener trazabilidad.
Si el sistema detecta que el insumo es un fitosanitario pero no encuentra su número de registro en el documento, bloquea la confirmación y solicita ese dato antes de continuar. Esto responde al requisito del RD 1311/2012 (uso sostenible de productos fitosanitarios), que exige que solo se utilicen y registren productos con número de registro vigente en el Registro de Productos Fitosanitarios del MAPA.
Asiento de gasto
Si el documento es una factura, la cascada genera también el asiento contable en partida doble: la cuenta de compras o aprovisionamientos (600/602 del PGC por defecto, configurable), la cuenta de IVA soportado y la cuenta de proveedores como contrapartida acreedora. El asiento queda numerado y sellado de forma que no se puede modificar, lo que garantiza la trazabilidad contable del gasto.
El sistema deduplica: si el mismo documento se fotografía dos veces (por error o por reintentar una operación interrumpida), el segundo intento se detecta y no crea ningún apunte duplicado.
Anotación RETO/SIGFITO para envases de fitosanitarios
Cuando se confirma la recepción de un fitosanitario, el sistema genera automáticamente la anotación de envases para el sistema colectivo SIGFITO, asociando el número de envases al número de registro del producto. Esto facilita el cumplimiento de la Ley 7/2022 de residuos, que obliga a gestionar los envases vacíos de productos fitosanitarios a través del sistema colectivo autorizado.
La devolución del gasóleo agrícola (IEH)
Si el documento capturado es una factura de gasoil de uso agrícola, los litros de gasóleo B quedan registrados como consumo en el módulo IEH (Impuesto Especial de Hidrocarburos). Este módulo, desarrollado en la Ola 8 de Campodato, acumula los litros con derecho a devolución durante el ejercicio y calcula el importe recuperable aplicando el tipo vigente establecido en el artículo 52 ter de la Ley 38/1992 de Impuestos Especiales.
El tipo de referencia actual es 63,71 euros por cada 1.000 litros (0,06371 €/litro), vigente desde 2008, aunque el sistema no lo tiene fijo en el código: lo lee de una tabla versionada por fecha de vigencia para que cualquier cambio normativo futuro pueda actualizarse sin redeploy. Al cierre del ejercicio, Campodato genera un borrador de solicitud con las casillas del modelo AEAT cumplimentadas (litros agrícolas, tipo aplicado, importe), que el titular puede revisar antes de tramitarlo en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Campodato nunca transmite nada directamente a la AEAT: el envío efectivo siempre es responsabilidad del titular o de su asesor fiscal.
Para que los litros se vinculen correctamente a la devolución, el consumo debe estar marcado como uso agrícola. Si el gasoil también se usa en vehículos de transporte por carretera, esos litros no computan.
Qué necesita el usuario para obtener buenos resultados
El sistema ofrece una ayuda real, pero no sustituye el criterio del responsable de la explotación. Algunas recomendaciones prácticas:
- Encuadrar el documento entero con buena luz: los documentos muy arrugados, manchados o con texto escrito a mano en bolígrafo sobre preimpreso dan resultados menos fiables.
- Revisar siempre los avisos en ámbar: si el sistema no encontró el número de albarán o detectó una línea sin precio, lo indica antes de que confirmes.
- Comprobar las líneas de fitosanitarios: si el producto no tiene número de registro en el documento, la confirmación se bloqueará hasta que el usuario lo aporte. No es un fallo del sistema: es la salvaguarda que exige la normativa.
- No fotografiar documentos confidenciales de terceros: la función está diseñada para los propios documentos de compra de la explotación.
Si la foto no sale suficientemente legible, la misma pantalla permite pegar el texto del documento o dictarlo con el micrófono del teclado. El resultado será el mismo.
Preguntas frecuentes
¿El sistema reconoce cualquier factura de cualquier proveedor? Reconoce el formato de los documentos más comunes (albaranes y facturas en papel o PDF, Facturae, UBL, CSV). La calidad del resultado varía según la legibilidad del original y el formato del documento. Siempre se muestra una propuesta para que el usuario la revise; nunca se graba automáticamente sin confirmación.
¿Qué pasa si me equivoco y confirmo un apunte incorrecto? El historial de capturas queda registrado con todos los apuntes creados. Los movimientos de stock y los asientos contables son trazables. Si hay un error, el administrativo puede corregirlo desde los módulos de inventario o contabilidad con el apunte de corrección correspondiente.
¿Puedo usar esta función sin conexión? La foto se puede capturar y procesar localmente sin conexión. La lectura del documento necesita enviar los datos al servidor, así que si no hay red, la pantalla conserva la foto para que reintentes en cuanto recuperes cobertura.
¿Campodato transmite mis facturas a la AEAT automáticamente? No. Campodato genera borradores de modelos y registros (cuaderno de campo, solicitud de devolución IEH) que el usuario revisa y presenta por su cuenta. Ningún módulo de Campodato transmite datos a organismos oficiales sin confirmación explícita del titular. En el caso del IEH, la presentación efectiva se realiza en la sede electrónica de la AEAT por el titular o su asesor.
Conclusión
La acumulación de papel en las explotaciones agrícolas no es un problema de organización: es un problema de tiempo y de repetición innecesaria de tareas. Fotografiar un documento con el móvil, revisar la propuesta que genera el sistema y pulsar confirmar lleva menos tiempo que teclear a mano cada línea. Los datos quedan conectados con el inventario, la contabilidad, el cuaderno de campo y la devolución del gasóleo desde el primer momento.
La clave está en la revisión: el sistema propone, el usuario decide. Ese paso intermedio es lo que convierte una foto en un registro fiable.
Artículo elaborado por Summum Marketing para Campodato — Cuaderno de campo digital para explotaciones agrícolas.
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