Vendimia: qué tienes que registrar el mismo día de la entrada de uva

La vendimia es el momento del año con más datos por minuto y menos tiempo para apuntarlos. Entran remolques, se pesa, se toma grado, se decide depósito, y todo eso ocurre mientras la cola espera. Es comprensible que el registro se aplace a la noche, o al día siguiente, o al domingo.

El problema es que casi todo lo que hay que declarar después se construye con datos que solo existen en ese momento: de qué parcela venía esa uva, cuántos kilos netos entraron, con qué grado, y en qué depósito acabó. Reconstruirlo en noviembre es, en el mejor de los casos, una aproximación.

Esta guía es la lista corta: qué anotar en cada entrada para que después cuadren el libro de bodega, lo que pida el consejo regulador y las declaraciones obligatorias.

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Por qué la vendimia rompe cualquier sistema de registro

Tres razones, y ninguna se arregla con voluntad:

Todo pasa a la vez y con prisa. La uva no espera: hay que descargar, y quien pesa suele ser el mismo que decide destino. Cualquier sistema que exija sentarse a teclear pierde contra la cola de remolques.

Entra gente que no está el resto del año. En vendimia se incorporan eventuales, transportistas y a veces socios que solo aparecen esa semana. El sistema tiene que funcionar para alguien que lo usa por primera vez.

El dato bueno solo existe en la báscula. Después de descargar, la uva de tres parcelas ya está mezclada. Lo que no se anotó en el momento no se puede deducir más tarde: se estima, y estimar el origen de un lote es exactamente lo que la trazabilidad pretende evitar.

Los datos de cada entrada, uno a uno

No todas las bodegas necesitan las once, pero las cuatro primeras y el destino no son opcionales si se quiere trazabilidad de verdad.

La parcela: el dato que se pierde y hace falta después

Es el campo que más veces se queda vacío, y el que más se echa de menos. Los motivos son siempre los mismos: el remolque trae uva de dos bancales, el socio no sabe la referencia SIGPAC, o simplemente no hay una casilla donde ponerlo.

Lo que se pierde con ese hueco:

• El rendimiento por hectárea, que en DOP suele tener un límite y hay que poder demostrar.
• El pago por calidad diferenciado, si se paga distinto según origen.
• La trazabilidad hacia atrás: si aparece un problema en botella, el rastro se corta en el depósito.
• La comparación entre parcelas, que es la que dice dónde conviene invertir en viña.

La solución práctica no es exigir la referencia catastral en la báscula, sino tener las parcelas cargadas de antemano con un nombre reconocible —el que usa la gente— asociado a su recinto real. Así el operario elige «La Vega» de una lista y el sistema sabe a qué recinto SIGPAC corresponde. En cómo importar las parcelas SIGPAC está el procedimiento para dejarlo preparado antes de que empiece la campaña, que es cuando hay tiempo.

Cuando un remolque trae uva de varias parcelas, hay dos salidas honestas: repartir los kilos con el criterio del que carga (y anotarlo como reparto), o registrar la entrada como mezcla identificada de esas parcelas. Lo que no vale es asignarlo entero a una sola porque es más cómodo: eso no es un dato incompleto, es un dato falso.

Kilos brutos, descuentos y kilos netos

El descuento es lo que más discusiones genera y lo que peor se documenta. Conviene que en el albarán conste el porcentaje aplicado y su motivo, no solo el resultado.

Dos razones:

1. Ante el socio o el viticultor, un descuento con motivo escrito se discute una vez; uno sin motivo se discute todos los años.
2. Para la bodega, saber qué proporción de la vendimia vino con problemas sanitarios es información agronómica que se pierde si solo se guarda el neto.

Y en el balance de materia posterior, la diferencia entre bruto y neto tiene que estar explicada. Un descuadre entre lo que entró y lo que se elaboró se investiga mucho mejor si los descuentos están documentados entrada a entrada.

Del remolque al depósito: dónde nace el lote

Este es el punto donde se decide si habrá trazabilidad o no.

Si el lote nace en la báscula —cada entrada recibe un identificador y ese identificador viaja al depósito—, la cadena está completa desde el principio: se puede ir de la botella al depósito, del depósito a las entradas y de las entradas a las parcelas.

Si el lote nace en el depósito, hay que reconstruir hacia atrás qué entradas fueron a parar ahí. Se puede hacer si las entradas están bien anotadas, pero es trabajo extra y con margen de error.

La recomendación es la primera, y no cuesta más: identificar la entrada al pesarla. Es un número, y a partir de ahí todo cuelga de él.

Qué se construye después con estos datos

Aquí es donde se ve por qué merece la pena el rato de la báscula. Con las entradas bien registradas salen, casi sin trabajo adicional:

• El libro de bodega, con sus entradas de materia prima.
• Las declaraciones del sector vitivinícola que correspondan a la bodega —producción, existencias y la declaración de cosecha, que vence el 10 de diciembre—, que en España se canalizan por INFOVI conforme al Real Decreto 739/2015. Los obligados y los plazos concretos dependen del tipo de operador y conviene confirmarlos cada campaña.
• La contabilidad de Impuestos Especiales, porque el vino sigue siendo producto objeto de IIEE aunque tribute al tipo cero — lo explicamos en el impuesto especial del vino.
• Los controles de la DOP: rendimiento por hectárea, grado y procedencia, que es lo que comprueba el consejo regulador.
• La liquidación a socios o viticultores, con kilos netos y calidad.
• El coste por kilo de uva y, más adelante, por botella.

Seis salidas de un mismo apunte. Esa es la razón real por la que interesa anotarlo bien una vez: para no anotarlo seis veces, cada una con un criterio distinto y descuadres garantizados entre ellas.

Lo que hay que dejar preparado ANTES de la primera entrada

Casi todos los problemas de registro de una vendimia se deciden en agosto, no en septiembre. Media hora de preparación ahorra la campaña entera:

El catálogo de parcelas, con nombres de la casa. Cargadas y asociadas a su recinto, pero mostradas con el nombre que usa la gente: «La Vega», «el majuelo de arriba». Si en la báscula hay que buscar una referencia catastral, el campo se quedará vacío.

La lista de proveedores o socios, con sus parcelas ya vinculadas. Cuando llega el socio, sale su lista y no hay que teclear nada.

El criterio de descuentos, escrito y visible. Qué porcentaje se aplica y por qué. Acordado antes de empezar, no negociado remolque a remolque con la cola esperando.

Los depósitos dados de alta, con su capacidad. Un destino que no existe en la lista es un destino que se apunta en un papel.

Quién puede registrar entradas. En vendimia entra gente nueva: conviene decidir antes quién tiene acceso y con qué permisos, y no resolverlo compartiendo una contraseña.

Una prueba en vacío. Registrar dos entradas de mentira la semana antes y borrarlas. Es la forma de descubrir que falta un campo cuando todavía se puede añadir.

Cuando falla el sistema en plena vendimia

Va a pasar alguna vez: se cae la conexión, se queda sin batería la tableta, o la báscula no comunica. Lo importante es haber decidido antes qué se hace, porque en ese momento no hay tiempo de pensarlo.

El plan mínimo:

1. Un talonario de albaranes en papel numerado, guardado en la báscula. No es un retroceso: es el

respaldo. Lo que no puede pasar es que se apunte en cualquier trozo de papel suelto.

1. Los mismos campos que en el sistema, en el mismo orden. Un papel con huecos distintos se

transcribe mal.

1. Transcribir al final del día, no al final de la semana. Cada día que pasa, la transcripción se

parece menos a lo que ocurrió.

1. Marcar esas entradas como transcritas desde papel, para saber cuáles revisar si algo no cuadra.

Y si la aplicación funciona sin cobertura y sincroniza al recuperarla, la mitad de este plan sobra: se sigue registrando en la báscula aunque el pueblo se quede sin línea, y los datos suben solos cuando vuelve. Que es justo el escenario para el que se diseñó el trabajo sin conexión.

Errores típicos y lo que cuestan

• Dejar la parcela en blanco «y ya se completará». No se completa nunca.
• Anotar solo kilos netos. Se pierde el descuento y con él la información sanitaria de la campaña.
• Usar el nombre del socio como identificador de lote. Cuando un socio entrega de tres parcelas distintas, deja de servir.
• Registrar el grado «de memoria» al acabar el día, en vez de al medirlo.
• Cambiar el criterio de descuento a mitad de vendimia sin dejarlo escrito.
• Llevar el control en un cuaderno de papel que vive en la báscula. Cuando se moja o se pierde, se pierde la campaña entera.

En Campodato la entrada de uva se registra con su parcela, kilos, grado y destino, y ese mismo apunte alimenta después el libro de bodega y el coste del lote, sin volver a teclearlo. Y si el viñedo ya está en el cuaderno —con sus tratamientos anotados dentro del plazo de un mes—, la trazabilidad va de la botella hasta la aplicación en campo sin saltos.

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Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio registrar la parcela de procedencia? Depende del marco: la DOP suele exigir control de origen y rendimiento, y la trazabilidad alimentaria obliga a saber de dónde viene el producto. Al margen de la obligación concreta de cada bodega, sin parcela no hay forma de justificar un rendimiento por hectárea ni de aislar un problema.

¿Qué hago si el remolque trae uva de varias parcelas? Repartir los kilos con un criterio explícito o registrar la entrada como mezcla identificada de esas parcelas. Las dos son defendibles; asignarlo todo a una parcela por comodidad, no.

¿El grado hay que medirlo en cada entrada? Es lo recomendable, porque es el dato que determina destino y a menudo el precio. Si se muestrea por partidas en lugar de por remolque, conviene que conste el criterio de muestreo para que el dato sea interpretable después.

¿Vale un albarán en papel? Vale si luego alguien lo pasa a un sistema el mismo día. El riesgo del papel en vendimia no es el formato: es que se moje, se pierda o se acumule sin transcribir hasta que ya nadie recuerda los detalles.

¿Cuánto tiempo se tarda en registrar una entrada bien? Con las parcelas, los socios y los depósitos cargados de antemano, entre quince y treinta segundos por remolque: casi todo son selecciones de una lista, y los únicos datos que se teclean son los kilos y el grado. Sin esa preparación previa se va a varios minutos y a errores de tecleo — y en vendimia, unos minutos por remolque son una cola en la puerta.

¿Y si la bodega compra uva a terceros además de la propia? Con más razón: en la uva comprada el origen no se puede reconstruir mirando la finca. Ahí la parcela o al menos la referencia del proveedor, la variedad y la calidad de entrada son la única prueba de qué se compró, y son la base de la liquidación.

¿Cuándo hay que presentar las declaraciones del vino? Los plazos y los obligados dependen del tipo de operador y de la campaña; se confirman con la normativa vigente y con la comunidad autónoma antes de cada vendimia. Lo que no cambia es que se construyen con los datos de la entrada: si esos están bien, la declaración es un trámite.

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En resumen

La vendimia se registra en la báscula o no se registra. Los datos que importan son pocos —parcela, kilos, descuento, grado y destino— y todos existen en ese momento y solo en ese momento.

Anotarlos ahí cuesta segundos por remolque. Reconstruirlos en noviembre cuesta días y sale mal, porque para entonces la uva de tres parcelas lleva dos meses siendo el mismo vino.