Fitosanitarios
Stock de fitosanitarios a 31 de diciembre: por qué cuadrarlo ya
El 31 de diciembre de 2026 es el último día de papel. Cómo hacer el recuento de fitosanitarios y qué saldo arrastras al primer cuaderno electrónico.
Forma parte de Registro de tratamientos fitosanitarios: obligatorio en 2027
ACTUALIZADO · 14 OCT 2026 · LECTURA: 6 MIN
- Por qué el 31 de diciembre de 2026 no es una fecha cualquiera
- Qué obliga la norma y qué no
- El recuento del stock de fitosanitarios, paso a paso
- Ejemplo ilustrativo del cálculo
- Qué respalda cada línea del recuento
- Tres cosas que este recuento resuelve de paso
- Cómo lo hace Campodato, y qué no hace todavía
- Preguntas frecuentes
- Qué hacer esta semana
- Fuentes y base legal
El 31 de diciembre de 2026 no es una fecha contable más para el almacén de fitosanitarios: es el último día en que el registro de tratamientos puede llevarse en papel. Lo dice el artículo 16.1 del RD 1311/2012 en su redacción vigente. Al día siguiente empieza el primer ejercicio íntegramente electrónico, y lo que tengas en la estantería esa noche se convierte en el saldo de partida de ese registro.
Un saldo de partida sin respaldo es un problema que no desaparece: se arrastra. Por eso el recuento hay que hacerlo ahora, en octubre, y no el 30 de diciembre con el almacén a oscuras. Esta guía es el procedimiento paso a paso.
Por qué el 31 de diciembre de 2026 no es una fecha cualquiera
El artículo 16.1 del RD 1311/2012 establece que cada explotación agraria mantendrá actualizado el registro de tratamientos fitosanitarios con la información de la parte I del anexo III, que al integrarse en la estructura del SIEX recibe el nombre de Cuaderno Digital de Explotación Agrícola. Y añade que esa información deberá registrarse de manera electrónica en la aplicación que habilite la autoridad competente, con un plazo de volcado de un mes desde la fecha del tratamiento.
Después viene la salvedad, que es la que fija el calendario real. El propio artículo, invocando el Reglamento de Ejecución (UE) 2023/564 sobre el contenido y el formato de los registros de productos fitosanitarios de los usuarios profesionales, dice que los operadores profesionales del ámbito agrario «podrán mantener la información obrante en el registro de tratamientos fitosanitarios en soporte papel hasta el 31 de diciembre de 2026».
Léelo dos veces, porque el matiz importa: el papel es la excepción con fecha de caducidad, no la regla. Y la fecha es el 31 de diciembre de 2026.
Eso convierte ese día en un cierre doble:
- Cierre del papel. Lo que quede sin anotar en el cuaderno de papel se queda sin anotar.
- Apertura del electrónico. El saldo con el que arranca el sistema es el que tú declares. Si arranca torcido, arrastras el error a cada conciliación posterior.
El calendario completo de esa transición, con lo que cambia en el volcado y en la interoperabilidad, está en la guía del registro electrónico de tratamientos fitosanitarios obligatorio en 2027.
Qué obliga la norma y qué no
Conviene separar lo que es obligación de lo que es prudencia, porque se mezcla mucho.
No hay libro de almacén obligatorio. El artículo 40 del RD 1311/2012, titulado «Almacenamiento de los productos fitosanitarios por los usuarios», aparece en el texto consolidado con una sola palabra: (Suprimido). Es un detalle que sorprende, porque el artículo 41.2, que sigue vigente y obliga a guardar los envases vacíos en una bolsa hasta su traslado al punto de recogida, remite precisamente a un apartado de ese artículo suprimido. Las condiciones de almacenamiento que sigas hoy vienen, por tanto, de tu comunidad autónoma, de la etiqueta del producto y de la prevención de riesgos laborales, no de ese artículo.
Sí hay obligación de conservar. El artículo 16.3 es explícito: junto al registro de tratamientos se conservarán la documentación de asesoramiento, los certificados de inspección de los equipos, los contratos de aplicación por terceros, las facturas y los demás documentos justificativos de los asientos realizados en el cuaderno y, en su caso, los análisis de residuos. Todo ello, al menos durante los 3 años siguientes a su fecha de emisión.
Ese «documentos justificativos de los asientos» es la clave del recuento: el albarán de compra es el justificante de la entrada, y el apunte del cuaderno es el justificante de la salida. La existencia es lo que queda entre los dos.
Y hay una red de seguridad que casi nadie usa. El artículo 25 obliga a productores y distribuidores de productos de uso profesional a llevar un registro de todas las operaciones de entrega, con fecha, identificación del producto, cantidad y datos del comprador. Y el artículo 25.3 dice que esos datos se mantienen a disposición del órgano competente durante 5 años. Traducción práctica: si has perdido un albarán de hace dos campañas, tu distribuidor todavía lo tiene. Pedírselo en octubre es fácil; pedírselo con el inspector delante, menos.
Por qué una inspección hace esa aritmética y qué mira exactamente está desarrollado en por qué una inspección cuenta tus litros de fitosanitario.
El recuento del stock de fitosanitarios, paso a paso
Paso 1. Fija la fecha de corte y respétala
Elige un día, y a partir de ese momento ninguna entrada ni salida se apunta con fecha anterior. Si el 20 de octubre cuentas el almacén y el 22 llega un palé, ese palé es del 22. Un recuento con la fecha movida no vale nada, porque no se puede reconciliar con nada.
Lo ideal es hacer el recuento ahora y repetir uno rápido a final de diciembre. El de octubre es el que descubre los problemas; el de diciembre solo confirma.
Paso 2. Levanta la lista física
Con el almacén abierto y por escrito. De cada producto:
- Nombre comercial y número de registro en el Registro Oficial de Productos Fitosanitarios. El nombre solo no basta: dos formulaciones distintas pueden llamarse parecido. Cómo consultarlo está en fitosanitario autorizado: cómo consultar el ROPF.
- Lote y fecha de caducidad.
- Cantidad, en la unidad del envase (litros o kilos).
- Estado del envase: precintado, abierto y parcialmente usado, o vacío pendiente de entregar.
Los envases abiertos son los que más descuadres generan, porque la cantidad restante se estima. Anota que es una estimación: es más defendible una cifra marcada como aproximada que una falsamente exacta.
Paso 3. Reconstruye el saldo teórico
Sobre el papel, y por producto:
Entradas (albaranes y facturas de compra) − salidas (aplicaciones anotadas en el cuaderno) − mermas (derrames, roturas, restos no aplicables) = saldo teórico
Las entradas salen de los albaranes; las salidas, de las cantidades de producto que constan en cada tratamiento del cuaderno. Si arrastras el año anterior, la existencia inicial entra como primera línea.
Paso 4. Compara y clasifica el descuadre
Físico frente a teórico. Solo hay tres resultados y cada uno significa algo distinto:
| Resultado | Qué suele significar |
|---|---|
| Físico < teórico (falta producto) | Aplicaciones sin anotar, derrames no registrados, producto prestado o usado en otra explotación |
| Físico > teórico (sobra producto) | Compras sin registrar, dosis reales menores que las anotadas, devoluciones no apuntadas |
| Producto sin lote identificable | Envase trasvasado o sin etiqueta legible: el peor caso, porque rompe la trazabilidad |
El primero es el que más incomoda en una inspección: consumo sin respaldo de compra. El segundo es menos grave pero también habla, porque sugiere que el cuaderno no refleja lo que se hizo en campo.
Paso 5. Documenta el ajuste con su causa
Aquí está el paso que la gente se salta y el que de verdad protege. Un ajuste sin motivo es solo un número que cuadra; un ajuste con motivo, fecha y firma es un documento.
Para cada diferencia, anota: producto, lote, cantidad, signo, causa y quién lo constata. «Merma por rotura de garrafa en el traslado del 12 de septiembre» es una explicación. «Ajuste de inventario» no lo es.
Paso 6. Aparta lo que no puede cruzar el año
Tres montones separados, y ninguno vuelve a la estantería:
- Caducado, según la fecha del propio envase.
- Descatalogado con la fecha de fin de uso de existencias vencida. Ojo aquí, porque son dos fechas distintas y se confunden constantemente: la de fin de comercialización y la de fin de uso. La diferencia, con los cuatro estados que puede tener un producto en el registro del ministerio, está en producto descatalogado: ¿puedo agotar existencias?.
- Envases vacíos pendientes de entrega, tras el triple enjuague. El protocolo completo está en triple enjuague y almacén, y el circuito de entrega, en SIGFITO: envases fitosanitarios y sus residuos.
Entregar los envases antes del cierre tiene una ventaja poco obvia: el justificante de entrega lleva fecha, y esa fecha explica por qué el envase ya no está en el recuento. El artículo 41.3 del RD 1311/2012 obliga a mantener ese justificante, y lo remite al mismo plazo de conservación del artículo 16.3.
Paso 7. Congela el saldo y anótalo como existencia inicial
El saldo definitivo por producto y lote es la línea con la que arranca el registro de 2027. Guárdalo firmado y fechado, junto al ajuste del paso 5. Si el año que viene alguien pregunta de dónde sale ese número, la respuesta está en dos folios.
Ejemplo ilustrativo del cálculo
Cifras redondas e inventadas, para ver la mecánica. No son dosis ni recomendaciones.
Un herbicida. Existencia inicial declarada en enero: 20 L. Compras del año según albaranes: 100 L. Consumo anotado en el cuaderno a lo largo de la campaña: 90 L. Merma registrada por rotura de un envase: 5 L.
Saldo teórico: 20 + 100 − 90 − 5 = 25 L.
Recuento físico el 20 de octubre: un envase precintado de 20 L y otro abierto con unos 3 L. Total físico: 23 L.
Descuadre: −2 L. Faltan dos litros.
Dos litros no son un escándalo, y probablemente la causa sea un tratamiento anotado con la dosis del plan y no con la realmente gastada. Pero con la explicación escrita en octubre es una nota al pie; sin ella, en marzo, es una pregunta sin respuesta.
Lo relevante del ejemplo no son los litros: es que el descuadre aparece antes del cierre y hay tiempo de investigarlo.
Qué respalda cada línea del recuento
| Línea | Documento que la respalda | Dónde vive |
|---|---|---|
| Existencia inicial | Recuento firmado del cierre anterior | Archivo de la explotación |
| Entrada | Albarán o factura de compra | Justificante del asiento (art. 16.3) |
| Salida por aplicación | Apunte del tratamiento en el cuaderno | Registro de tratamientos (art. 16.1) |
| Merma | Nota de incidencia con fecha y causa | Archivo de la explotación |
| Envase vacío retirado | Justificante de entrega en punto de recogida | Obligatorio conservarlo (art. 41.3) |
| Producto retirado por caducidad | Justificante de gestión del residuo | Archivo de la explotación |
| Existencia final | Recuento firmado y fechado | Existencia inicial del ejercicio siguiente |
Si una línea del recuento no tiene fila en esta tabla, es que no tiene respaldo. Y las líneas sin respaldo son exactamente las que hay que resolver en octubre.
Tres cosas que este recuento resuelve de paso
La caducidad se ve venir. Un producto que caduca en marzo lo descubres ahora, con tiempo de planificar su uso, en lugar de descubrirlo cuando ya no puedes aplicarlo.
El presupuesto de campaña sale más fino. Saber lo que hay evita comprar por duplicado el producto que ya tienes y quedarte corto del que creías tener. El mismo recuento vale para los fertilizantes, aunque su cadena documental sea otra: ahí la pieza que hay que tener cerrada es el plan de abonado, con los datos de suelo que se explican en enmiendas calizas y análisis de suelo.
La documentación queda ordenada para la PAC. El cruce de compra, stock y aplicación es uno de los puntos de un control de condicionalidad, y llegar con la carpeta hecha cambia la conversación. La lista de lo que pide el inspector está en preparar la inspección de PAC y fitosanitarios, y el detalle de la RLG correspondiente, en RLG de fitosanitarios: uso-momento y condicionalidad.
Hay un caso donde el recuento anual no es opcional en la práctica: el cobre, cuyo límite se cuenta acumulado por hectárea a lo largo de las campañas. Ahí el descuadre de existencias afecta directamente al cálculo, como se explica en el límite de cobre acumulado por hectárea.
Y ya que se abre el almacén una sola vez, conviene encadenar este recuento con el cierre fiscal del año, que cae en la misma fecha y se hace con otros papeles: recibos, inmovilizado y los umbrales que deciden tu régimen del ejercicio siguiente. La lista completa está en el cierre del ejercicio agrario: lo que hay que tener cuadrado.
Cómo lo hace Campodato, y qué no hace todavía
El módulo de inventario de Campodato está construido justo sobre esta aritmética:
- El albarán entra como recepción, con lote, caducidad y proveedor, y genera el movimiento de entrada valorado. La captura del albarán con la cámara está descrita en OCR de albaranes en el campo.
- La salida de almacén va atada al apunte del cuaderno. El consumo no se puede registrar suelto: exige el identificador del evento de cuaderno que lo origina. Si no se indica lote, se imputa por orden de caducidad.
- La conciliación calcula, por insumo, comprado menos consumido menos merma, y marca el descuadre cuando el saldo teórico sale negativo, que es el caso de consumo sin respaldo de compra.
- Los movimientos son de solo añadir: no se edita un movimiento pasado, se registra otro que lo corrige. Esa es la propiedad que hace que el histórico valga como prueba.
- La trazabilidad del lote va en los dos sentidos: hacia atrás, al albarán y al proveedor; hacia delante, a las aplicaciones que lo consumieron.
- Avisa por caducidad y por stock mínimo, con un umbral configurable por insumo.
Y lo que no hace todavía, dicho claro:
- No hay un asistente de recuento físico guiado. La diferencia entre lo contado y lo teórico se registra como un movimiento de ajuste, escribiendo la causa a mano. Funciona, pero no te lleva de la mano por el almacén.
- La conciliación solo levanta bandera cuando falta producto, no cuando sobra. Un saldo teórico muy por encima del físico no dispara aviso hoy: hay que mirarlo.
- El ajuste no se imputa al consumo por superficie. Es correcto —un ajuste no es un tratamiento—, pero significa que un ajuste grande no aparece en los cálculos de dosis por hectárea.
Para el recuento con el móvil en el almacén, sin cobertura y sin volver a la oficina, está la app de cuaderno de campo.
Preguntas frecuentes
¿Estoy obligado a hacer inventario de fitosanitarios a 31 de diciembre?
No existe una obligación expresa de levantar un inventario en esa fecha. Lo que existe es la obligación de llevar el registro de tratamientos y conservar sus justificantes tres años, y el hecho de que el 31 de diciembre de 2026 acaba el plazo para llevar ese registro en papel. El recuento no es un trámite: es la forma de que la aritmética cuadre cuando alguien la haga por ti.
¿Qué pasa si el 1 de enero de 2027 sigo con el cuaderno en papel?
El artículo 16.1 fija el registro electrónico como regla y el papel como una tolerancia que expira el 31 de diciembre de 2026. A partir de ahí, la información debe registrarse electrónicamente en la aplicación habilitada por la autoridad competente, con el plazo de volcado de un mes. Conviene además comprobar el calendario y los canales de tu comunidad autónoma, porque la aplicación y los plazos de volcado se concretan a ese nivel.
Me falta un albarán de hace dos años. ¿Qué hago?
Pídeselo a tu distribuidor. El artículo 25 obliga a productores y distribuidores de productos de uso profesional a registrar cada operación de entrega, y el 25.3 les exige mantener esos datos a disposición del órgano competente durante 5 años. Es más fácil de recuperar de lo que parece.
Tengo producto caducado. ¿Puedo aplicarlo antes de que acabe el año?
La caducidad del envase y la autorización del producto son dos cosas distintas, y ninguna se salta por conveniencia de calendario. Un producto caducado se gestiona como residuo, no se aplica. Y si lo que ha vencido es la fecha de fin de uso de existencias de un producto descatalogado, tampoco: esa fecha es el límite legal de uso.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar el recuento?
La norma no le pone plazo propio al recuento, porque no lo exige como tal. Pero el recuento es el documento que justifica la existencia inicial del ejercicio siguiente, así que lo razonable es guardarlo al menos los mismos 3 años que el artículo 16.3 fija para el registro y sus justificantes.
¿Y si el descuadre es grande y no sé explicarlo?
Regístralo igualmente, con la fecha real en que lo detectaste y diciendo que la causa no se ha podido determinar. Un descuadre reconocido y fechado es una incidencia. El mismo descuadre encontrado por un inspector meses después, sin rastro de que lo supieras, es otra cosa.
Qué hacer esta semana
- Pon fecha al recuento y avisa a quien tenga llave del almacén de que a partir de ahí no se mueve nada sin apuntarlo.
- Reúne los albaranes del año y comprueba que no falta ninguno. Los que falten, pídelos ya al distribuidor.
- Cuenta el almacén producto a producto, con lote y caducidad, y marca como aproximados los envases abiertos.
- Cruza con el cuaderno y anota cada diferencia con su causa, hoy, mientras la recuerdas.
- Aparta lo caducado y lo vencido, y lleva los envases vacíos al punto de recogida antes de fin de año.
- Guarda el saldo final firmado: es la existencia inicial de tu primer registro electrónico.
Fuentes y base legal
- Real Decreto 1311/2012, de 14 de septiembre, por el que se establece el marco de actuación para conseguir un uso sostenible de los productos fitosanitarios. Texto consolidado en BOE.es. Art. 16.1 (registro electrónico, plazo de volcado de un mes y papel admitido hasta el 31 de diciembre de 2026, con cita al Reglamento de Ejecución (UE) 2023/564); art. 16.3 (conservación del registro, las facturas y los demás justificantes durante al menos 3 años); art. 25 (registro de transacciones de productores y distribuidores) y art. 25.3 (5 años a disposición del órgano competente); art. 40 (almacenamiento por los usuarios: figura como suprimido en el consolidado); art. 41.2 y 41.3 (envases vacíos y justificante de entrega); anexo III, parte I (contenido del cuaderno de explotación y del registro de tratamientos).
Texto consultado en su versión consolidada del BOE el 31 de julio de 2026. Las aplicaciones de volcado y sus plazos concretos dependen de cada comunidad autónoma: conviene contrastarlos con la administración correspondiente antes del cierre.
Preparado por Summum Marketing para Campodato.
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