Libro de registro de la explotación ganadera: qué es, qué anotar y cuánto conservarlo

Respuesta directa: el libro de registro de explotación es el cuaderno oficial —en papel o informatizado— donde el titular de una explotación ganadera anota, de forma actualizada, la vida de sus animales: censo, movimientos, nacimientos y muertes. No es un capricho de gestión interna: lo exige, con nombre y capítulo propios, el artículo 23 del Real Decreto 787/2023, de 17 de octubre («Libro de registro de explotación», capítulo V), que remite su contenido mínimo al anexo V de esa misma norma y al Reglamento Delegado (UE) 2019/2035. El libro se conserva un mínimo de tres años de actividad de la explotación —y otros tres más si cesa la actividad—, y debe estar accesible para la autoridad competente en cuanto lo pida.

Esta guía es para el ganadero que quiere saber, con la norma delante y sin generalidades, qué es exactamente el libro de registro, qué tiene que anotar en él, en qué formato y durante cuánto tiempo. Y también para aclarar una confusión que corre bastante entre gestorías y ganaderos: el libro no lo crea el mismo real decreto que regula el REMO y el RIIA, aunque los tres viven en la misma familia normativa.

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Bloque normativo de referencia (texto consolidado y vigente):

RD 787/2023, de 17 de octubre, capítulo V (art. 23) — crea y regula el libro de registro de explotación como uno de los cinco componentes del sistema de identificación, registro y trazabilidad (art. 4), junto con los medios de identificación, los documentos de identificación, el documento de movimiento y las bases de datos informatizadas (estas últimas en el art. 24, capítulo VI) · en vigor desde el 2 de enero de 2024 · RD 479/2004, de 26 de marzo (crea y regula el REGA, Registro general de explotaciones ganaderas, art. 3) · RD 728/2007, de 13 de junio (crea el REMO y el RIIA, las bases de datos donde se vuelcan movimientos e identificación individual) · Ley 8/2003, de 24 de abril, de sanidad animal (art. 7.1, obligación general del titular de comunicar nacimientos, muertes, entradas y salidas) · Reglamento (UE) 2016/429 y Reglamento Delegado (UE) 2019/2035 como marco superior de la UE.

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Qué es el libro de registro de explotación (y de dónde sale, exactamente)

Empecemos por lo que casi nunca se explica con precisión: ¿qué norma dice, literalmente, que hay que llevar un libro de registro? No es el RD 479/2004 —que crea el REGA, el registro administrativo de explotaciones— ni el RD 728/2007 —que crea el REMO y el RIIA, las bases de datos de movimientos e identificación—. Ninguno de esos dos reales decretos usa la palabra «libro» en ningún momento de su articulado.

Quien lo hace, con un capítulo entero dedicado a ello, es el RD 787/2023, que en su artículo 4 enumera los cinco componentes del sistema de identificación, registro y trazabilidad animal en España:

a) Medios de identificación.

b) Documentos de identificación (en el caso de bovino y equino).

c) Documento de movimiento.

d) Libro de registro de explotación.

e) Bases de datos informatizadas.

Y dedica su capítulo V, con un único artículo —el 23—, a regularlo íntegramente:

«Los titulares de las explotaciones deberán llevar, de manera actualizada, un libro de registro de formato aprobado por la autoridad competente conforme a lo dispuesto en el Reglamento Delegado (UE) 2019/2035 de la Comisión, de 28 de junio de 2019, en función de la especie.»

Así que la respuesta correcta, verificada en el texto vigente, es esta: el libro de registro de explotación tiene su base legal propia y expresa en el artículo 23 del RD 787/2023, no en el RD 479/2004 ni en el RD 728/2007. Esos otros dos reales decretos son imprescindibles para entender el ecosistema —de hecho el propio artículo 24 del RD 787/2023 remite a ellos para las bases de datos—, pero no son la norma que ordena llevar el libro. Vale la pena desmontar esta confusión con cuidado, porque se repite mucho:

• El REGA (RD 479/2004) es el registro administrativo de la explotación: el que le asigna su código ESXXYYYYYYYY, recoge los datos del titular y, mediante la declaración censal del art. 4.3, su censo a una fecha. Es «quién eres y cuántos animales tienes hoy», no el histórico de lo que ha pasado en tu corral. Si quieres el detalle de esa declaración, está en la guía de censo ganadero y declaración censal.
• El REMO y el RIIA (RD 728/2007) son bases de datos informatizadas de la administración: el REMO recoge los movimientos que se comunican, el RIIA los animales identificados individualmente. Son el destino donde aterriza la información una vez comunicada, no el cuaderno donde el ganadero la anota día a día en su explotación. Si quieres el detalle de cómo y en qué plazo se comunica un movimiento, está en la guía de SITRAN y la guía de movimiento pecuario.
• El libro de registro de explotación (RD 787/2023, art. 23) es el documento —en papel o informatizado— que el propio titular mantiene actualizado en su explotación, con el censo, los movimientos, los nacimientos y las muertes. Es la fuente primaria de la que, después, salen las comunicaciones al REGA, al REMO y al RIIA.

Dicho de otro modo: el libro es la película que el ganadero rueda en su explotación; el REGA, el REMO y el RIIA son las copias que la administración guarda de fragmentos de esa película una vez que se los envías.

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Qué exige exactamente el artículo 23 del RD 787/2023

Este artículo es corto pero denso, y merece leerse punto por punto porque cada apartado resuelve una duda distinta.

1. Formato aprobado por la autoridad competente, según especie

El libro no tiene un modelo único nacional: su formato lo aprueba la autoridad competente (tu comunidad autónoma), siguiendo el Reglamento Delegado (UE) 2019/2035, y varía según la especie. Esto explica por qué un ganadero de porcino y uno de ovino pueden ver formularios distintos: la norma estatal fija el mínimo común, pero el modelo concreto lo autoriza cada comunidad y depende de qué animales tengas.

2. Soporte papel o informatizado, accesible a la autoridad competente

El artículo 23.2 es explícito: el libro «se llevará en soporte papel o informatizado». No hay obligación de papel, pero tampoco de un software concreto: lo que importa es que esté accesible para la autoridad competente, a petición de ésta, en cualquiera de los dos soportes.

3. Conservación: mínimo tres años, y tres más si cesa la actividad

Aquí está el dato que más se pregunta y menos se sabe con precisión. El texto vigente dice:

«[...] manteniendo los datos correspondientes al período que ésta determine y que, en cualquier caso, no podrá ser inferior a los últimos tres años de actividad de la explotación. En caso de cese de toda actividad ganadera del titular de la explotación, el libro de registro deberá ser custodiado por su titular durante un periodo de tiempo mínimo de tres años, o ser depositado donde la autoridad competente determine.»

Dos plazos, no uno:

• Mientras la explotación está en activo, el libro conserva, como mínimo, los últimos tres años. Tu comunidad autónoma puede exigir un período mayor —la norma dice «que no podrá ser inferior», es decir, un suelo, no un techo—, pero nunca menos de tres años.
• Si cesas la actividad ganadera por completo, la obligación no desaparece con el cierre: el titular debe custodiar el libro tres años más desde el cese, o depositarlo donde indique la autoridad competente. Cerrar la explotación no es sinónimo de poder tirar el cuaderno.

4. Contenido mínimo: el anexo V, sin perjuicio de la normativa sectorial

El artículo 23.3 remite el detalle exacto a otra parte de la norma:

«El libro contendrá, al menos, los datos recogidos en el anexo V, sin perjuicio de lo que establezca la normativa sectorial.»

Es decir: hay un contenido mínimo común fijado en el anexo V del propio RD 787/2023, y cada real decreto de ordenación sectorial —el de porcino, el de aves de corral, el de explotaciones equinas, etc.— puede añadir exigencias específicas de su especie. Por eso no existe un único «libro tipo» para toda la ganadería: hay un núcleo común y un añadido por sector que conviene confirmar en la norma de tu especie antes de dar el contenido por cerrado.

5. Una exención razonable: si ya lo tienes en las bases de datos, no lo dupliques

El artículo 23.4 evita que tengas que anotar dos veces lo mismo. Quedas exento de cumplimentar determinados datos del anexo V si tienes acceso a las bases de datos informatizadas del artículo 24 (REGA, REMO, RIIA) y te aseguras de que la información se introduce ahí directamente y actualizada. La lógica es sana: si el dato ya vive, actualizado, en la base de datos oficial, no hace falta que también lo teclees en un papel aparte.

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La obligación de fondo: qué hechos hay que anotar

El artículo 23 dice dónde y durante cuánto tiempo, pero el qué se anota conecta con una obligación más general y más antigua: el artículo 7.1.e) de la Ley 8/2003, de 24 de abril, de sanidad animal, que obliga a todo propietario o responsable de animales a:

«Comunicar a las Administraciones públicas, en tiempo y forma, los datos sanitarios exigidos por la normativa aplicable en cada caso, en especial los relativos a nacimientos, muertes, entradas y salidas de animales [...]»

Ese es el núcleo de hechos que, en la práctica, acaba en el libro: altas (nacimientos y entradas de animales que llegan a la explotación), bajas (muertes y salidas), y el censo que resulta de sumarlos y restarlos a una fecha dada. El anexo V del RD 787/2023 detalla ese contenido con más precisión por especie —y por eso conviene revisarlo junto con la normativa sectorial de tu sector antes de dar por cerrada la lista—, pero la columna vertebral es siempre la misma: qué entró, qué salió, qué nació, qué murió, y cuándo.

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Preguntas que se repiten (y que conviene separar bien)

¿El libro de registro es lo mismo que el REGA? No. El REGA es el registro administrativo de tu explotación (código, datos del titular, censo a una fecha), regulado por el RD 479/2004. El libro es el histórico que tú mantienes en la explotación, regulado por el RD 787/2023. Del libro bien llevado sale el censo que después declaras al REGA; no al revés.

¿El libro de registro es lo mismo que el REMO o el RIIA? Tampoco. El REMO y el RIIA son bases de datos de la administración creadas por el RD 728/2007, donde se vuelcan los movimientos y las identificaciones individuales una vez comunicados. El libro es previo: es donde tú anotas el hecho antes —o al tiempo— de comunicarlo.

¿Puedo llevar el libro solo en digital? Sí. El artículo 23.2 admite expresamente el soporte informatizado, sin exigir un programa concreto, siempre que quede accesible para la autoridad competente cuando lo pida.

Si tengo varias especies, ¿es un libro por especie o uno único? El formato lo aprueba la autoridad competente en función de la especie (art. 23.1), lo que en la práctica suele traducirse en modelos o secciones diferenciadas por especie dentro de la gestión de tu explotación, alineados con lo que exija la normativa sectorial de cada una.

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Cómo lleva Campodato el libro de registro

Campodato modela el libro de registro de explotación como lo que la norma pide que sea: un histórico actualizado, accesible y defendible, no una hoja de cálculo que se pueda reescribir. Lo contamos con la misma honestidad de siempre: lo que hace hoy y lo que todavía no.

Lo que ya hace hoy sobre tus datos:

• Cada hecho es un asiento numerado y sellado, no una casilla editable. Altas, bajas, nacimientos, muertes y movimientos se registran como asientos correlativos por explotación y ejercicio, con una huella (hash) que encadena cada asiento con el anterior. Es la misma primitiva de integridad que Campodato usa en Verifactu y en SILICIE: si algo se manipula, la re-verificación de la cadena lo detecta.
• Append-only de verdad: nada se borra ni se edita. Para corregir un asiento equivocado no se toca el original: se registra un asiento de anulación posterior, con un motivo obligatorio que queda guardado (lo primero que pregunta un inspector). El libro conserva su historia completa, tal y como exige que sea un registro oficial.
• El censo se deriva del libro, no se cuenta a mano. Como cada alta y cada baja queda anotada con su fecha, el sistema puede reconstruir el censo a cualquier fecha —incluida la del 1 de enero para la declaración censal— por cálculo, sin recontar cabezas en el corral.
• Los movimientos generan sus dos asientos automáticamente. Una guía de movimiento produce a la vez la salida en el libro de la explotación de origen y la entrada en el de destino, sin necesidad de teclearlo dos veces ni arriesgarse a un descuadre entre libros.
• Conservación más allá del mínimo legal. Los asientos del libro permanecen accesibles en el histórico de la explotación, cubriendo con margen el mínimo de tres años que exige el artículo 23.2, incluida su re-verificación de integridad en cualquier momento.
• Conecta con el resto del vertical ganadero. El libro alimenta, además del censo, el control de plazos de SITRAN y movimiento pecuario, el plan de bienestar animal documental —también append-only—, y el registro sanitario con tiempo de espera de tratamientos veterinarios y receta electrónica PRESVET. Un solo libro bien llevado sostiene varias obligaciones a la vez.

Lo que todavía NO hace, y lo decimos con todas las letras: la transmisión real de los datos del libro al REGA, al REMO/RIIA o a la ventanilla electrónica de tu comunidad autónoma —incluidas SITRAN y PRESVET— está implementada como un puerto en modo de pruebas (sandbox). Campodato prepara el envío y te devuelve un acuse de prueba, pero no transmite todavía a la administración hasta que el titular esté dado de alta oficialmente en el canal correspondiente. No prometemos un envío que no esté homologado. Lo que sí tienes hoy es el libro impecable, sellado y accesible del que salen, por cálculo, tanto el censo como los apuntes que después comunicas por el canal que ya usas.

Si quieres ver el resto del vertical ganadero —censo, movimientos y SITRAN, tratamientos, bienestar y economía por cabeza—, tienes el detalle en software de ganadería y en la página de soluciones para ganadería.

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Conclusión

El libro de registro de explotación no es una costumbre de gestoría ni un derivado del REGA: tiene su propio fundamento legal, expreso y con capítulo entero, en el artículo 23 del RD 787/2023. Se lleva en papel o informatizado, con formato aprobado por tu comunidad autónoma según la especie, contiene al menos lo que fija el anexo V —más lo que añada la normativa sectorial de tu especie—, y se conserva un mínimo de tres años de actividad, o tres años más si cesas el negocio. El REGA (RD 479/2004) y el REMO/RIIA (RD 728/2007) son piezas distintas del mismo sistema: registros administrativos donde acaba una parte de lo que el libro recoge, no el origen de la obligación de llevarlo.

La regla práctica es la de siempre: un libro que anote cada hecho una vez, lo selle para que aguante una inspección y derive de él el censo y los movimientos te ahorra la parte más cara de todo esto, que no es escribir el dato, sino no poder demostrarlo cuando te lo piden. Si quieres verlo con los animales y el código REGA de tu propia explotación, puedes probarlo con tus datos.

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Guía elaborada por Summum Marketing. Los contenidos normativos son orientativos y están referenciados a las fuentes oficiales indicadas (RD 787/2023 (art. 23, capítulo V, para el libro de registro de explotación, y art. 24, capítulo VI, para las bases de datos informatizadas); RD 479/2004 para el REGA; RD 728/2007 para el REMO y el RIIA; y Ley 8/2003 para la obligación general de comunicación), verificables en el BOE. El formato concreto del libro, su contenido exacto por especie y los eventuales plazos de conservación superiores al mínimo estatal dependen de la autoridad competente de tu comunidad autónoma y, en su caso, de la normativa de ordenación sectorial de tu especie, por lo que deben confirmarse antes de aplicarlos a un caso concreto. Esta guía no constituye asesoramiento veterinario, fiscal ni jurídico individualizado.