Molturación y liquidación de la almazara: qué papeles hay que guardar

En una línea: entre el remolque y el ingreso en la cuenta hay tres documentos —albarán de entrada, nota de molturación y liquidación— que casi nadie guarda ordenados y que sostienen tres cosas distintas: lo que entregaste, lo que se obtuvo y lo que cobras. La normativa del aceite obliga a la almazara a registrar de dónde vino tu aceituna. Ese dato lo pones tú.

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Los tres documentos del ciclo, y qué prueba cada uno

Conviene separarlos, porque se confunden constantemente y no dicen lo mismo:

El error habitual es tratarlos como «el papel de la almazara» y archivarlos juntos. Después, cuando hay que explicar una diferencia, no se sabe si el desajuste está en los kilos, en el rendimiento o en el precio. Son tres preguntas distintas y cada documento responde a una.

El albarán de entrada: lo que dice y lo que le falta

El albarán es el documento fuerte de la campaña, porque es el único que se emite en el momento y con la mercancía delante.

Lo que suele traer: fecha, número de albarán, kilos pesados, entidad receptora y datos del entregador. En muchas almazaras, también la variedad y si la partida es ecológica.

Lo que casi nunca trae: de qué recinto salió esa aceituna. Y ese es exactamente el dato que después hace falta para todo lo demás. Sin él, los kilos son de «la explotación», no de una parcela, y cualquier cálculo por hectárea se vuelve una media que no dice nada.

La solución no es pedírselo a la almazara: es anotarlo tú al cargar el remolque, no al llegar a casa. La asignación de kilos a recinto es tuya y no depende de lo que recoja el albarán ajeno. Cómo queda esa anotación dentro de la campaña está en el cuaderno de campo en olivar, paso a paso.

Un apunte más: el albarán es un justificante de los asientos del cuaderno, y como tal entra en el paquete de documentación que hay que conservar. Cómo encaja cada papel con su apunte —y con el gasto deducible— está en cuaderno, factura y gasto deducible.

La molturación: qué pasa con tu partida dentro del molino

Aquí es donde se pierde el hilo con más facilidad, porque a partir de la tolva tu aceituna deja de ser tuya en sentido físico: se integra en un proceso.

Dos conceptos que conviene tener claros, porque están definidos en la norma y no son sinónimos:

• Almazara es, según el artículo 3.2 del RD 760/2021, el molino o industria donde se obtiene el aceite de oliva virgen por medios mecánicos o físicos a través de la molturación de las aceitunas.
• Cosechero es el titular de una explotación olivarera que produce aceituna para su transformación en aceite obtenido mediante molturación de aceituna de su propiedad por una almazara que le presta el servicio.

La diferencia importa: si eres cosechero y la almazara te presta servicio de molturación, el aceite sigue siendo tuyo y eres operador a efectos de la norma en cuanto lo retiras a granel. Si vendes la aceituna, lo que hay es una compraventa y el aceite es de otro. El papeleo cambia según cuál de las dos sea, y es habitual que convivan en la misma campaña.

La almazara, además, tiene una obligación que te afecta aunque no la veas: el artículo 5.3 del RD 760/2021 la obliga a clasificar conforme a las denominaciones que establece la normativa europea todo el aceite que expida. Esa clasificación —virgen extra, virgen, lampante— es la que determina el precio de tu liquidación. No es una opinión del maestro de almazara: se apoya en análisis y en el panel de cata.

La liquidación de la almazara: por qué llega tarde y cómo cerrarla igualmente

La liquidación cierra el precio. Y llega tarde por una razón estructural: el precio del aceite se forma después, cuando la almazara o la cooperativa va vendiendo el producto de la campaña.

El resultado es el de siempre. En diciembre sabes los kilos. En marzo sabes el rendimiento. El importe final puede tardar bastante más. Y como el número «todavía no está», el cierre de la campaña se aparca hasta que ya no sirve para decidir nada.

La salida es la misma que en cualquier otro cultivo con liquidación diferida: cerrar con lo que se sabe, marcando lo estimado como estimado, y actualizar cuando llegue el documento definitivo. Un margen provisional en enero vale más que uno exacto en septiembre. El procedimiento completo, con el reparto de costes por recinto, está desarrollado para el cereal en el cierre de campaña y el margen por parcela y la mecánica es trasladable al olivar.

Lo que sí conviene mirar con lupa en la liquidación del aceite:

1. Kilos de aceituna que reconoce, y si cuadran con la suma de tus albaranes.
2. Base de reparto: si liquida por kilos de aceituna entregados, por kilos de aceite atribuidos o por una combinación.
3. Rendimiento aplicado a tu partida y de dónde sale.
4. Categorías: cuánto se atribuye a cada clasificación de aceite.
5. Descuentos: coste de molturación, servicios, retenciones sociales de la cooperativa.
6. Anticipos ya cobrados y su regularización.

Y una advertencia práctica: si el precio de referencia que se maneja viene de la lonja, conviene saber qué se está comparando. Ese matiz está en precios de lonja para decidir la venta.

Lo que la almazara está obligada a registrar de ti

Esta es la parte que casi ningún olivarero conoce, y es la que explica por qué el dato de recinto acaba importando.

El artículo 4.1 del RD 760/2021 obliga a los operadores con instalaciones a disponer de un sistema de registros de trazabilidad, con las anotaciones efectuadas en tiempo real. Su anexo I concreta cómo. Y en la parte A, punto 2, dice literalmente que en el caso de centros de compra o recepción, almazaras y entamadoras se identificarán la parcela y el polígono catastrales de origen de la aceituna y el propietario de la misma.

Dicho de otro modo: en el registro oficial de la almazara tiene que constar de dónde vino tu aceituna y de quién era. Si tú no lo aportas desglosado, ese campo se rellenará con lo que haya —normalmente, con la referencia de una sola parcela por entregador— y quedará escrito así.

El mismo anexo I añade otros dos puntos que conviene conocer:

• Los registros de entradas y salidas se cumplimentan cuando hay un cambio de propiedad de la mercancía, aunque no haya movimiento físico, o cuando se produce un movimiento físico. Es decir: vender aceite que sigue en el depósito de la almazara también se registra.
• En los movimientos de aceite tiene que haber documento de acompañamiento con la información mínima del anexo II del real decreto, y en los transportes a granel, además, un boletín de análisis o documento asimilado firmado que acredite la clasificación declarada.

Todo esto no es papeleo ajeno. Es el sistema con el que se comprueba, hacia atrás, que el aceite que lleva tu nombre salió de tus olivos. La misma lógica de cadena hacia atrás, aplicada al lote y al QR público, está en trazabilidad de lote y pasaporte digital de producto.

Las declaraciones al SIMO: tu dato acaba en un sistema estatal

El Real Decreto 861/2018 establece las declaraciones obligatorias del sector del aceite de oliva y las aceitunas de mesa, sobre el sistema de información de los mercados oleícolas (SIMO).

Lo relevante para un olivarero:

• Las almazaras presentan una declaración mensual de actividad con, entre otras cosas, la aceituna entrada en el mes y la aceituna molturada en el mes (artículo 4 y anexo II).
• El plazo es el día 10 de cada mes, con la información del mes anterior, y se declara incluso en los meses sin actividad, con todos los datos a cero (artículo 12.3 y 12.4).
• En noviembre hay una declaración anual complementaria referida a la campaña anterior, con la producción total diferenciada en virgen extra, virgen y lampante (artículo 4.1).
• Si la aceituna se entrega en un centro de compra separado de la almazara, ese centro tiene que proporcionar a la almazara, en el momento de la entrega física, una relación conforme al anexo X: fecha, número de albarán, kilos recibidos por albarán, si la aceituna es de agricultura ecológica, y nombre, domicilio y NIF del oleicultor (artículo 4.4).
• El respaldo documental de esas declaraciones —registros de gestión internos y documentación comercial— se conserva a disposición de las autoridades competentes durante cuatro años (artículo 11).

Y hay un detalle que cierra el círculo con el cuaderno: la disposición adicional tercera del RD 1054/2022 prevé que se integren de oficio en el SIEX tanto los datos del sistema de información de los mercados oleícolas del RD 861/2018 como los del RD 760/2021. Es decir, el dato de la almazara y el dato de tu cuaderno terminan en el mismo sitio. Que cuadren o no deja de ser un asunto privado.

Si retiras aceite para tu consumo

Es lo más habitual del mundo en una explotación olivarera, y tiene reglas concretas.

El artículo 7.2 del RD 760/2021 exige que los envases destinados a la venta o entrega al consumidor final —incluidos los que las almazaras entregan a sus cosecheros para su consumo— dispongan de un dispositivo de cierre irrecuperable e inviolable, y estén etiquetados conforme a la legislación vigente. El artículo 7.3 fija la capacidad: cinco litros como máximo. La misma regla está en el artículo 4 del Reglamento Delegado (UE) 2022/2104, que además exige que el sistema de apertura pierda su integridad tras el primer uso.

La garrafa reutilizada de veinte litros, por tanto, no encaja. Y el artículo 8.1.c) del RD 760/2021 prohíbe expresamente el trasvase o rellenado de recipientes destinados al consumidor final en las colectividades.

Si además vendes ese aceite, la conversación cambia de sitio: transformar aceituna propia en aceite y venderlo ya no es entregar un producto natural en el estado en que se obtiene. Qué implica eso para el régimen especial está en Veri*Factu y el autónomo agrario: obligación o exención, y la venta en finca, en TPV y venta directa con factura simplificada.

Si vendes: contrato alimentario y coste de producción

Aquí está la parte que más ha cambiado la relación entre el olivarero y quien le compra.

La Ley 12/2013, de medidas para mejorar el funcionamiento de la cadena alimentaria, exige en su artículo 8.1 que los contratos alimentarios se formalicen por escrito y se firmen antes del inicio de las prestaciones. Hay dos matices que en el olivar se aplican mucho:

• Socios de cooperativa. Si un socio entrega su producción a la cooperativa, hace falta contrato individualizado por escrito salvo que los estatutos o acuerdos establezcan, antes de que se realice la entrega, el procedimiento de determinación del valor del producto y el calendario de liquidación, y que estos sean conocidos por los socios mediante comunicación fehaciente incluida en el acuerdo. Si tu cooperativa no lo tiene así, falta un papel.
• Pago al contado. Cuando el pago se realiza al contado contra la entrega, el artículo 8.3 no exige suscribir contrato, pero sí documentar la relación con la factura correspondiente.

Y el punto que convierte todo esto en un asunto de gestión, no solo de firmas: el artículo 9.1.c) establece que el precio que perciba un productor primario deberá ser, en todo caso, superior al total de costes asumidos o coste efectivo de producción. La propia ley enumera qué entra en ese coste —plantas de vivero, fertilizantes, fitosanitarios, combustibles y energía, maquinaria, reparaciones, costes de riego, amortizaciones, intereses, trabajos contratados y mano de obra asalariada o aportada por el propio productor o por su unidad familiar— y precisa que se determina tomando como referencia el conjunto de la producción comercializada.

Lo que eso significa en la práctica es incómodo y liberador a la vez: tu coste de producción deja de ser un número privado. Es un elemento de la relación comercial. Y solo se puede sostener si sale de operaciones anotadas por recinto, con sus insumos y sus horas, no de una estimación de fin de año. Cómo se construye ese número desde el cuaderno está en coste real por kilo y rentabilidad por parcela y, en producto, en costes por parcela.

Si el aceite es ecológico

Un olivar certificado añade obligaciones en los dos lados de la báscula.

En el tuyo: la partida tiene que llegar identificada como ecológica y sin mezclarse por el camino. En el de la almazara: el artículo 10 del RD 861/2018 le obliga a presentar una declaración anual complementaria relativa a las producciones ecológicas, junto con la declaración del primer mes de campaña, haciendo constar el código de su entidad de certificación e indicando el total de aceituna molturada y la producción de aceite de oliva ecológico de la campaña anterior.

Además, el anexo X del mismo real decreto —la relación complementaria de proveedores de aceituna— incluye expresamente el campo de si la aceituna es de agricultura ecológica.

Conclusión práctica: lo ecológico se declara con nombre y apellidos. Si tus entregas no van marcadas desde el albarán, el dato agregado que la almazara declara no coincidirá con lo que tu organismo de control espera ver. Qué insumos sostienen esa certificación está en REGOE e insumos autorizados en ecológico.

Lo que prometas en la etiqueta tiene que estar registrado

Si el aceite se embotella con tu marca, cada mención de la etiqueta es una afirmación que alguien puede comprobar contra los registros.

El anexo I del RD 760/2021 lo dice sin rodeos: las menciones que se pretendan incluir después en el etiquetado —lote, primera presión en frío, extracción en frío, año de cosecha, variedad— se registrarán de tal forma que se puedan verificar a lo largo de toda la documentación del producto.

Y el Reglamento Delegado (UE) 2022/2104 fija qué se puede decir:

• «Primera presión en frío» solo en vírgenes o vírgenes extra obtenidos a menos de 27 °C mediante un primer prensado mecánico con prensas hidráulicas de tipo tradicional (artículo 10.a).
• «Extracción en frío» solo en vírgenes o vírgenes extra obtenidos a menos de 27 °C por filtración o centrifugación de la pasta (artículo 10.b).
• La campaña de recolección solo puede indicarse en virgen extra y virgen, y únicamente si el 100 % del contenido del envase procede de esa cosecha; se expresa como campaña de comercialización o como mes y año de recolección, siendo el mes el de la extracción del aceite (artículo 11).
• El lugar de origen que mencione un Estado miembro o la Unión corresponde a la zona geográfica donde se recolectaron las aceitunas y donde está la almazara que extrajo el aceite; si no coinciden, hay una fórmula específica de etiquetado (artículo 8, apartados 6 y 7).

Ninguna de esas frases se sostiene sola. Se sostienen con la fecha de recolección por recinto de tu cuaderno, con la fecha de molturación de la almazara y con el registro que enlaza las dos.

Qué guardar y cuánto tiempo

Los plazos no son intercambiables y conviven: el registro de tratamientos y sus justificantes se conservan tres años desde su fecha de emisión, y el respaldo documental de las declaraciones oleícolas, cuatro. La regla práctica es guardar por el plazo más largo que aplique, no por el más corto.

Un ejemplo con números (ilustrativos)

Las cifras que siguen están inventadas y puestas redondas para ver la mecánica. No son rendimientos de referencia, ni precios, ni tarifas de molturación: el rendimiento real de tu partida lo da el análisis de tu aceituna, y el precio, tu liquidación.

Supongamos una entrega de 10.000 kg de aceituna y un rendimiento hipotético del 20 %, elegido únicamente porque es un número fácil de dividir:

• Aceite atribuido: 10.000 × 20 % = 2.000 kg.
• Si la liquidación reconoce un importe hipotético de 4,00 €/kg de aceite: 2.000 × 4,00 = 8.000 €.
• Si el coste de molturación y servicios se descuenta a razón de 0,10 €/kg de aceituna: 10.000 × 0,10 = 1.000 €.
• Importe antes de anticipos: 8.000 − 1.000 = 7.000 €.

Lo interesante no es el resultado, es lo que hay que poder comprobar de esas cuatro líneas: que los 10.000 kg son la suma de tus albaranes, que el rendimiento aplicado es el de tu partida y no una media de la almazara si el acuerdo dice otra cosa, que el precio corresponde a la categoría en la que se clasificó tu aceite, y que los descuentos son los pactados.

Y una quinta comprobación, que es la que casi nadie hace: repartir esos 7.000 € entre los recintos que aportaron los kilos. Si dos parcelas entregaron mitad y mitad pero una costó el doble de producir, el importe global no lo dice y el margen por recinto sí.

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Preguntas frecuentes

¿Tengo derecho a que la liquidación desglose el rendimiento de mi partida? Depende de lo pactado. Si hay contrato alimentario, el artículo 9.1 de la Ley 12/2013 exige que el precio se determine en función de factores objetivos, verificables y no manipulables, expresamente establecidos en el contrato. Si eres socio de cooperativa acogido a la excepción del artículo 8.1, el procedimiento de determinación del valor y el calendario de liquidación tienen que estar establecidos y ser conocidos por los socios antes de la entrega.

¿Cuánto tiempo guarda la almazara los papeles de mi entrega? El artículo 11 del RD 861/2018 obliga a que los datos de las declaraciones mensuales estén respaldados por registros de gestión internos y documentación comercial, a disposición de las autoridades competentes, durante cuatro años.

Me llevo aceite para casa. ¿Puedo llevarlo en una garrafa de 20 litros? Para envases destinados al consumidor final —incluidos los que la almazara entrega a sus cosecheros para su consumo—, el artículo 7.3 del RD 760/2021 fija una capacidad máxima de cinco litros, con dispositivo de cierre irrecuperable e inviolable. Los envases de mayor capacidad están previstos para colectividades, no para consumo doméstico.

¿Puedo poner «cosecha 2026» en mi etiqueta? Solo si el aceite es virgen o virgen extra y el 100 % del contenido del envase procede de esa cosecha, según el artículo 11 del Reglamento Delegado (UE) 2022/2104. Se indica como campaña de comercialización o como mes y año de recolección, y el mes es el de la extracción del aceite.

La almazara me pide la referencia catastral. ¿Es normal? Sí, y es una obligación suya. El anexo I del RD 760/2021 exige que las almazaras identifiquen la parcela y el polígono catastrales de origen de la aceituna y a su propietario. Dárselo bien desglosado es lo que permite que su registro y tu cuaderno cuenten la misma historia.

Entrego a la cooperativa de la que soy socio. ¿Hace falta contrato? Puede no hacer falta uno individualizado, pero solo si se cumplen las condiciones del segundo párrafo del artículo 8.1 de la Ley 12/2013: que los estatutos o acuerdos fijen, antes de la entrega, el procedimiento de determinación del valor y el calendario de liquidación, y que se comuniquen de forma fehaciente a los socios. No cumplir esas condiciones está tipificado como infracción leve en el artículo 23.1.f).

¿Y si los kilos del albarán no cuadran con lo que anoté en el cuaderno? Se reconcilia cuanto antes, mientras la campaña está fresca. Las discrepancias entre lo cosechado y lo facturado son de los cruces que las administraciones detectan con más facilidad, y un desajuste explicado en noviembre es un trámite; el mismo desajuste explicado dos años después, un problema.

Bloque normativo

• RD 760/2021, de 31 de agosto (BOE-A-2021-14318) — norma de calidad de los aceites de oliva y de orujo de oliva. Artículo 3 (definiciones de almazara y cosechero), artículo 4 (trazabilidad y documento de acompañamiento), artículo 5.3 (clasificación), artículo 7 (envases de hasta cinco litros y cierre irrecuperable), artículo 8 (prácticas prohibidas) y anexo I (registros de trazabilidad).
• RD 861/2018, de 13 de julio (BOE-A-2018-10939) — declaraciones obligatorias de los sectores del aceite de oliva y las aceitunas de mesa. Artículo 4 y anexo II (declaración mensual de la almazara), artículo 10 (producciones ecológicas), artículo 11 (respaldo documental, cuatro años), artículo 12 (plazo del día 10) y anexo X (relación de proveedores de aceituna).
• Ley 12/2013, de 2 de agosto (BOE-A-2013-8554) — medidas para mejorar el funcionamiento de la cadena alimentaria. Artículo 8 (formalización por escrito y régimen de las entregas de socios), artículo 9 (condiciones contractuales y coste efectivo de producción) y artículo 23 (infracciones).
• Reglamento Delegado (UE) 2022/2104 de la Comisión, de 29 de julio de 2022 (DOUE L 284, de 4 de noviembre de 2022) — normas de comercialización del aceite de oliva. Artículo 4 (envasado), artículo 8 (lugar de origen), artículo 10 (menciones facultativas), artículo 11 (campaña de recolección) y artículo 13, que deroga el Reglamento (CEE) n.º 2568/91 y el Reglamento de Ejecución (UE) n.º 29/2012. Modificado por el Reglamento Delegado (UE) 2024/1401, que sustituye el cuadro B del anexo I y el anexo III.
• RD 1311/2012, de 14 de septiembre (BOE-A-2012-11605) — artículo 16.3: conservación de facturas y demás justificantes de los asientos del cuaderno durante al menos tres años.
• RD 1054/2022, de 27 de diciembre (BOE-A-2022-23054) — disposición adicional tercera: integración de oficio en el SIEX de los datos del RD 861/2018 y del RD 760/2021.

Las normas españolas se han comprobado sobre el texto consolidado del BOE y ninguna consta derogada a fecha de revisión; el reglamento europeo, sobre el PDF del Diario Oficial. Este artículo no es asesoramiento fiscal ni jurídico: para tu caso concreto, consulta a tu asesor y a la autoridad competente de tu comunidad autónoma.

Qué hacer con la campaña que empieza

1. Abre una carpeta por campaña con tres apartados: albaranes, notas de molturación y liquidaciones. Que no compartan montón.
2. Anota el recinto al cargar el remolque. Es el único momento en el que ese dato es gratis.
3. Suma tus albaranes antes de que llegue la liquidación. Si la cifra no cuadra, el momento de preguntarlo es ahora.
4. Pide o revisa tu contrato alimentario, o el acuerdo de la cooperativa que lo sustituye, antes de la primera entrega.
5. Cierra la campaña con lo estimado marcado como estimado, y actualiza cuando llegue el importe final.

Si los albaranes llegan en papel y acaban en la guantera, digitalizarlos según entran es el paso que hace viable todo lo anterior: cómo se resuelve está en OCR de facturas y albaranes de la explotación. Y si quieres que cada apunte del cuaderno se convierta solo en coste por parcela, eso es exactamente lo que hace el cuaderno de campo de Campodato.

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Artículo elaborado por Summum Marketing para Campodato. La información normativa se ofrece con carácter orientativo y está verificada sobre el texto consolidado de las normas citadas a fecha de revisión. Las condiciones comerciales concretas dependen de tu contrato o de los acuerdos de tu cooperativa.