IEH
Devolución del gasóleo agrícola: los registros que no puedes perder durante el año
Qué justificantes y registros hay que conservar todo el año para que la devolución del IEH no se caiga: facturas, consumos por máquina, cuaderno de explotación y errores frecuentes.
ACTUALIZADO · 13 JUN 2026 · LECTURA: 6 MIN
Cada enero, miles de agricultores intentan reconstruir el consumo de gasóleo de los doce meses anteriores rebuscando en cajones, carpetas de email y facturas arrugadas. Algunos lo consiguen; otros dejan dinero sobre la mesa porque no pueden acreditar que ese combustible se usó en labores agrícolas y no en otro fin.
El artículo hermano de este blog explica cómo se calcula la devolución del IEH y cuánto puedes recuperar. Este artículo tiene un objetivo distinto: contarte exactamente qué documentos y registros tienes que ir acumulando a lo largo del año para que, cuando llegue el momento de solicitar la devolución, la evidencia ya esté lista y la AEAT no pueda rechazar tu expediente.
Por qué el orden documental importa (y mucho)
La devolución del IEH por gasóleo agrícola está regulada en el artículo 52 ter de la Ley 38/1992, de Impuestos Especiales. El derecho existe desde el momento en que compras gasóleo B para usar en maquinaria agrícola, pero ese derecho solo se materializa si puedes probarlo. La AEAT puede iniciar un procedimiento de comprobación de cualquier solicitud presentada, y en ese momento la carga de la prueba es tuya: debes acreditar los litros consumidos, la maquinaria que los consumió y que el uso fue efectivamente agrícola.
No basta con guardar las facturas del surtidor. La cadena documental que necesitas tiene tres eslabones: la factura de compra, el registro de consumo por máquina y el vínculo del consumo a la actividad agraria (cuaderno de explotación). Si falta cualquiera de los tres, el expediente queda cojo.
Los tres pilares documentales de la devolución
1. Las facturas de compra del gasóleo B
Este es el primer documento que pedirá cualquier revisor. La factura debe reunir los requisitos formales del Reglamento de facturación (RD 1619/2012): NIF del emisor, fecha de expedición, descripción del combustible suministrado, litros y precio unitario.
Qué debes verificar en cada factura:
- Que el gasóleo figure expresamente como «gasóleo B», «gasóleo agrícola» o «gasóleo para uso en maquinaria agrícola». El gasóleo C (calefacción) y el gasóleo A (automoción) no dan derecho a esta devolución.
- Que el NIF del comprador sea el tuyo o el de la explotación que solicita la devolución. Una factura a nombre de un tercero no te sirve aunque fueras tú quien repostó.
- Que la fecha y el volumen sean legibles. Los tiques de surtidor son válidos como justificante si cumplen los requisitos de factura simplificada, pero muchas estaciones expiden solo un comprobante que no es factura reglamentaria. Pide siempre la factura completa o, al menos, la factura simplificada con tus datos.
Conservación: el plazo de prescripción tributaria general es de cuatro años (artículo 66 de la Ley General Tributaria). Guarda las facturas de los últimos cuatro ejercicios no prescritos.
2. El registro de consumos por máquina y por labor
Este es el eslabón más débil en la mayoría de las explotaciones. La AEAT no exige un formato oficial específico para el registro de consumos de gasóleo, pero sí espera que puedas responder a preguntas como:
- ¿En qué máquinas se consumió ese gasóleo?
- ¿En qué fechas se realizaron esas labores?
- ¿En qué parcelas o explotaciones?
Un registro mínimo válido debe incluir, por cada repostaje o consumo:
| Campo | Por qué importa |
|---|---|
| Fecha del repostaje o de la labor | Sitúa el consumo en el ejercicio fiscal que corresponde |
| Identificación de la máquina (tipo, marca, matrícula o número de serie) | Acredita que el gasóleo fue a maquinaria agrícola, no a un vehículo de carretera |
| Litros consumidos o repostados | Base del cálculo de la devolución |
| Labor realizada (laboreo, siembra, tratamiento, cosecha, riego…) | Vincula el consumo a una actividad agraria concreta |
| Parcela o explotación (idealmente con referencia SIGPAC) | Prueba que la labor fue sobre tierra agrícola |
Si una misma máquina realiza trabajos agrícolas y trabajos no agrícolas (por ejemplo, un tractor que también presta servicios de obra civil o se alquila a terceros), el registro debe distinguir el uso agrícola del uso no agrícola. Solo los litros imputados a uso agrícola dan derecho a devolución.
3. El cuaderno de explotación como prueba de actividad agraria
El cuaderno de explotación —en su formato digital según el RD 1054/2022 y las normas autonómicas de aplicación— es la prueba de actividad agraria más sólida que puede aportar un agricultor. Cuando el cuaderno registra una labor (laboreo de cereal en la parcela X, tratamiento fitosanitario en la viña Y, cosecha en la parcela Z) junto a la fecha, la máquina utilizada y los consumos de combustible, esa entrada constituye una evidencia documental que vincula de forma inequívoca el gasóleo a una actividad agrícola real.
No es obligatorio tener el cuaderno digital para pedir la devolución del IEH. Pero quien lo tiene ordenado, con datos de labores y repostajes, parte en posición incomparablemente mejor ante una comprobación que quien solo tiene las facturas del surtidor.
Errores frecuentes que hacen caer la solicitud (o la reducen)
Mezclar gasóleo A y gasóleo B. Solo el gasóleo B (bonificado) da derecho a la devolución. Las facturas y registros de consumo de ambos tipos deben estar separados desde el principio; la AEAT lo cruza fácilmente con los datos del suministrador.
Inventario de maquinaria desactualizado. Si la AEAT cruza tus datos con el Registro de Maquinaria Agrícola (ROMA) y la máquina que declaras no consta como maquinaria agrícola tuya, la imputación queda en entredicho. Mantener el ROMA al día no es solo una obligación reglamentaria: es también una línea de defensa documental.
Atribuir consumos de uso mixto íntegramente al uso agrícola. Una máquina que hace trabajos agrícolas y trabajos no agrícolas genera el derecho de devolución solo por la parte agrícola. Sin desglose diferenciado, una devolución legítima puede convertirse en un expediente sancionador.
Perder facturas de ejercicios anteriores. Puedes reclamar ejercicios no prescritos (los cuatro anteriores), pero solo si conservas las facturas. Sin factura, no hay devolución posible.
Reconstruir los consumos en enero. Los litros registrados en el momento del repostaje son mucho más fiables que los reconstruidos de memoria. Una solicitud reconstruida suele quedarse corta y tampoco aguanta bien una comprobación posterior.
Cómo Campodato cierra esta brecha documental
El módulo de flotas de Campodato mantiene el parque de maquinaria (tipo, marca, número de serie, datos ITEAF/ROMA) y registra cada repostaje de gasóleo B con fecha, máquina y litros. Cuando ese repostaje se asocia a una labor del cuaderno —riego, laboreo, siembra, tratamiento fitosanitario—, el justificante documental conecta la factura del proveedor, la máquina, la labor y la parcela en un solo hilo auditable.
El módulo IEH lee esos consumos y, por ejercicio: suma los litros marcados como uso agrícola, aplica el tipo vigente según la Ley 38/1992, art. 52 ter (parametrizado en tabla versionada, no en el código), y muestra en tiempo real el importe recuperable acumulado. Al cierre del ejercicio genera un borrador estructurado con los datos listos para que el titular o su gestor los trasladen a la sede electrónica de la AEAT. Este borrador no es una presentación —la presentación efectiva siempre la realiza el titular en la sede oficial—, pero elimina la búsqueda de papeles de enero.
El módulo de gastos permite además subir facturas de combustible en PDF o fotografiarlas desde el móvil: extrae proveedor, fecha y litros automáticamente y los incorpora al registro del ejercicio, con deduplicación para evitar contabilizar el mismo tique dos veces.
Preguntas frecuentes sobre los registros
¿El tique de gasolinera vale como justificante para la AEAT?
Un tique puede ser válido como factura simplificada si incluye NIF del expedidor, fecha, descripción del bien, tipo impositivo e importe. Pero no incorpora el NIF del comprador, lo que puede ser problemático ante una comprobación. Pide siempre la factura completa con tus datos.
¿Hay que conservar los registros de consumo en un formato específico?
No existe formato oficial obligatorio. Lo que importa es que el registro sea coherente, fechado y suficientemente detallado para identificar la máquina, la labor y la parcela. El cuaderno digital del SIEX (RD 1054/2022) es el soporte más reconocido ante las autoridades agrarias, y si incluye los consumos de combustible, es también el soporte más sólido ante la AEAT.
¿Qué pasa si un proveedor de gasóleo no me puede dar factura?
Todos los distribuidores de gasóleo están obligados a expedir factura. Si un proveedor se niega, ese consumo queda sin justificante y no podrás imputarlo a la devolución. Exige la factura: es un derecho tuyo como comprador.
¿Puedo incluir en la solicitud los litros de una máquina alquilada?
Si el contrato de arrendamiento establece que el combustible corre de tu cuenta, los litros consumidos en labores agrícolas de tu explotación dan en principio derecho a la devolución, siempre que tengas las facturas a tu nombre y el registro del uso. Si la máquina se usa también en trabajos no agrícolas, aplica el desglose por uso mixto. Para casos no rutinarios, consulta con tu asesor fiscal.
Conclusión
La devolución del IEH por gasóleo agrícola es un derecho, no un favor. Pero solo lo cobra quien puede probarlo. La trazabilidad documental —factura de compra, registro de consumo por máquina y vínculo al cuaderno de explotación— no es papeleo adicional: es la misma información que ya generas para el SIEX, la PAC y los fitosanitarios, organizada de modo que también sirva para recuperar el impuesto.
Llevar esos tres registros sincronizados sobre el cuaderno digital, en el momento de cada labor y repostaje, convierte la preparación de la solicitud de enero en una revisión de cinco minutos en lugar de una reconstrucción arqueológica. Y cuando la AEAT pide explicaciones, la respuesta ya está en el sistema.
Artículo elaborado por Summum Marketing para Campodato. Contenido informativo; para decisiones fiscales y tributarias concretas, consulta siempre con un asesor autorizado. La normativa de impuestos especiales puede actualizarse: verifica el tipo vigente y el procedimiento en la sede electrónica de la AEAT antes de presentar cualquier solicitud.
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